Los errores en la organización de la boda más comunes

Organizar vuestra propia boda es una de las experiencias más emocionantes que vais a vivir como pareja, pero también puede generar estrés si no tenéis algo de ayuda en el proceso. Si habéis llegado a este post, probablemente os dará algo de miedo cometer errores pero debéis saber que es completamente normal: al fin y al cabo, es probable que sea la primera vez que planificáis un evento tan grande como este. Nosotros organizamos varias bodas todas las semanas y, desde nuestra experiencia, queremos hacer un repaso a los errores en la organización de la boda y, lo más importante, cómo podéis evitarlos para que todo salga perfecto en vuestro gran día.

Los errores que puedes evitar al organizar tu boda

Confiarse con las fechas y dejar las reservas para última hora

Un error frecuente es posponer la reserva de los servicios clave (restaurante, fotógrafo, DJ, etc.) pensando que “hay tiempo de sobra”. Sin embargo, la demanda de buenos proveedores es más alta que nunca, especialmente en temporada alta de bodas. De hecho, dejar las reservas para el último momento puede reducir vuestras opciones y aumentar los precio que terminaréis pagando por ese servicio​. Imaginad querer contratar al fotógrafo de vuestros sueños y descubrir que, por tardar demasiado, ya no está disponible en vuestra fecha.

¿Cómo evitarlo? Muy sencillo: reservad con la mayor antelación posible. En cuanto tengáis una fecha decidida (aunque sea aproximada), comenzad a buscar y bloquear proveedores importantes. Así os aseguraréis la disponibilidad de vuestros favoritos e incluso podréis conseguir mejores precios por contratación anticipada. No os confiéis con las fechas: las parejas suelen buscar con meses (¡a veces más de un año!) de antelación, por lo que vale la pena ser previsores.

No ajustar bien el presupuesto (y quedarse sin margen para imprevistos)

Otro fallo común es no establecer un presupuesto realista desde el principio. Muchas parejas comienzan a contratar servicios y hacer compras sin tener claro cuánto pueden gastar, y esto puede provocar sorpresas desagradables. Debéis fijar siempre un presupuesto y ajustaros a él lo máximo posible. Si no os marcáis un objetivo de gasto, cuando os deis cuenta quizá ya sea demasiado tarde y se haya descontrolado el gasto que habíais previsto​.

Además del presupuesto base, es muy importante reservar un colchón para imprevistos. Todas las bodas tienen gastos inesperados, así que conviene dejar un pequeño margen en el presupuesto para esas emergencias con las que no contasteis al principio​. Por ejemplo, puede que surjan gastos extras que no contemplabais (la subida reciente del precio del oro ha afectado al coste de las alianzas, por ejemplo). Si tenéis ese margen de seguridad, podréis cubrirlos sin agobios. La clave está en planificar con los pies en la tierra: ajustar las expectativas al bolsillo, priorizar en qué sí gastar y en qué recortar, y guardar un 5-10% del presupuesto para cubrir cualquier imprevisto.

Calcular mal el número de invitados

Como hemos hablado varias veces en el blog, la lista de invitados determina muchos aspectos de la boda (presupuesto, espacio, catering…), por lo que equivocarse en este cálculo puede provocar problemas en otros aspectos de la organización de la boda. Un error es quedarse cortos e invitar a menos personas de las que en realidad os gustaría (luego añadir invitados de última hora puede ser complicado), pero más habitual es pasarse demasiado e invitar más gente de la que vuestro presupuesto o el aforo del lugar permite. Si por fin habéis cerrado un presupuesto, tendréis claro cuál es el número máximo de invitados que podéis asumir​. También, una vez que invitáis oficialmente a alguien, ya no suele haber marcha atrás – así que debéis planificar con cuidado a la vez el número de invitados y el lugar adecuado, evitando sobrepasar la capacidad -.

¿Cómo evitar este error? Es fundamental que llevéis un control organizado de vuestros invitados para saber cuánta comida, bebida, mesas y detalles vais a necesitar. Lo ideal es enviar las invitaciones con dos o tres meses de antelación y confirmar el número exacto de asistentes a la boda con suficiente tiempo​. De esta manera, tendréis una cifra realista antes de cerrar el catering y la distribución de mesas.

No confirmar con tiempo las alergias

Imagínate que el día de la boda descubres que uno de tus invitados es celíaco y no hay menú sin gluten preparado… Situaciones así se evitan fácilmente informando al restaurante con tiempo. Del mismo modo, si entre vuestros invitados hay personas con alergias, vegetarianos, veganos u otras preferencias especiales, es importante comunicarlas para que el menú se adapte a todos.

La comunicación es clave: cuando enviéis las invitaciones, podéis incluir una nota pidiendo que los invitados os informen sobre sus restricciones dietéticas. Semanas antes del evento, repasad la lista de respuestas y pasad todas estas indicaciones a vuestro restaurante. La mayoría de restaurantes de bodas podrán ofrecer opciones alternativas (platos vegetarianos, menús infantiles, menús para alérgicos a la lactosa, frutos secos, etc.), pero necesitan saberlo con tiempo suficiente como para organizar los platos manteniendo el nivel de calidad del resto del menú.

Dejar los preparativos finales para los últimos días

Con los nervios de la recta final, dejar muchas tareas pendientes para última hora solo conseguirá aumentar vuestro nivel de estrés. La decoración de la sala hecha con prisas, el seating plan (distribución de mesas) improvisado la noche anterior, o no haber hecho prueba de peinado y descubrir el mismo día que no te gusta el resultado… Son situaciones que se pueden evitar planificando con tiempo suficiente. En general, no dejéis nada para última hora​: cuanto más adelantéis en las semanas (¡o meses!) previas, más podréis disfrutar los días cercanos a la boda sin agobios innecesarios.

Por ejemplo, aseguraos de realizar con tiempo las pruebas de maquillaje, peinado y menú. Cada detalle importa, y hacer pruebas previas os ayudará a saber que todo esté perfecto. Programa las pruebas de maquillaje o la del menú de boda para que no haya sorpresas el gran día​. Igualmente, tened preparados con tiempo los detalles como los números/nombres de mesa, los recuerdos para invitados, el libro de firmas, etc. Si algo se puede dejar listo con tiempo, ¡hacedlo!

No tener un plan B si la boda es al aire libre

¿Vuestra boda es al aire libre en una finca, jardín o playa? Entonces uno de los peores errores es no tener un plan B por si el clima no acompaña. El tiempo es lo único que no podemos controlar, y confiar ciegamente en que “seguro que no llueve” puede jugaros una mala pasada. Si no contáis con un plan alternativo, una lluvia inesperada (o un cambio brusco de temperatura) puede poner legar a suponer un problema para el evento. No solo la lluvia: también el viento fuerte, el calor extremo o incluso un frío inusual pueden afectar la comodidad de todos los invitados.

La solución es tener preparado un plan B desde el principio. Hablad con vuestro restaurante sobre opciones alternativas bajo techo: la mayor parte de los espacios al aire libre cuentan con carpas, salones interiores o porches que se pueden usar perfectamente si el tiempo empeora. Si no, pensad en la posibilidad de alquilar una carpa y preparad paraguas bonitos para los invitados, pai-pais o abanicos si hace mucho calor, mantitas si la noche refresca… Ojalá no haga falta usar nada de esto, ¡pero mejor tenerlo y no necesitarlo, que necesitarlo y no tenerlo! Con un plan B bien pensado, nada arruinará ese día y seguiréis disfrutando aunque caigan cuatro gotas.

No coordinar bien los horarios del día de la boda

Otro de los errores en la organización de la boda tiene que ver con la organización de los tiempos. La coordinación de tiempos el día B es fundamental para que todo salga redondo. Un error típico es no planificar un horario y luego andar con prisas: el peinado de la novia se alarga y retrasa la ceremonia, o los invitados llegan al banquete pero el DJ aún no está listo, etc. Para evitar estos pequeños problemas, lo ideal es preparar un programa más o menos claro de lo que tendréis que hacer durante todo el día, casi hora por hora, de cada momento clave: a qué hora empieza la sesión de maquillaje y peluquería, a qué hora llegará el fotógrafo, cuándo hay que salir hacia la ceremonia, cuánto durará el cóctel, a qué hora pasar al banquete, el corte de la tarta, el primer baile, etc. .

Además de prepararlo, compartid ese itinerario con todos los organizadores. Desde los proveedores principales (restaurante, fotógrafo, oficiante, músicos…) hasta los amigos o familiares que os ayudarán en algo específico, todos deben conocer el horario para que sepan qué tienen que hacer y cuándo. Si contratáis a un wedding planner, ellos se encargarán de gestionar este cronograma y de ir marcando los tiempos, lo que os quitará un gran peso de encima. Y si no tenéis coordinador, podéis delegar en alguien de confianza para que esté pendiente el mismo día de que se cumpla el horario (por ejemplo, un hermano, primo o amigo organizado que os eche una mano).

Planificación, anticipación y apoyo profesional

En resumen, la clave para que todo salga como esperáis está en la planificación. Evitar estos errores comunes es cuestión de organizar la boda con tiempo, con realismo y con atención a los detalles. Tomaros el proceso con calma, id tachando tareas con antelación y no dudéis en pedir consejo o ayuda cuando lo necesitéis.

Recordad que no tenéis por qué hacerlo todo solos. Apoyarse en profesionales con experiencia —desde wedding planners hasta fotógrafos, maquilladores de novias, y por supuesto restaurantes especializados en bodas— os dará la tranquilidad de contar con gente que ya ha organizado muchas bodas y sabe cómo lidiar con imprevistos. Estas personas os pueden guiar, aportar ideas y encargarse de aspectos técnicos, para que vosotros podáis centraros en disfrutar del camino hacia el altar.